COME ASSEGNARE PRIORITÀ ALLE PROPRIE ATTIVITÀ IN 5 SEMPLICI PASSI

mercoledì 30 settembre 2020

30 September 2020

Essere sempre occupati dipende più dalle priorità sbagliate che dal non avere tempo. Ecco cinque regole d'oro per sfruttare al meglio la giornata

2:00 Min

Dall’inizio della pandemia di Covid-19, la nostra giornata lavorativa si è prolungata in media di oltre 48 minuti e l’improvviso passaggio allo smart working mette in discussione il modo in cui stabiliamo le priorità, comunichiamo e coordiniamo, spesso con uno stress inutile.

1 Valutare il valore aggiunto

Prima di tuffarsi in un compito, è una buona idea determinarne l’importanza. Quando molti progetti con scadenze incombenti riempiono la vostra casella di posta in arrivo, chiedetevi come questo progetto abbia un impatto sul business. Provate a valutare come il compito influisca sui membri del team, sui clienti e sui partner commerciali. I compiti con l’impatto più significativo dovrebbero salire in cima alla vostra lista delle cose da fare. Per aiutarvi a distinguere i compiti in categorie, provate lo strumento Action Priority Matrix per guidare il vostro lavoro.

2 Decidere: importante vs. urgente

Il passo successivo è quello di determinare se il compito è importante o urgente. Soprannominato il “principio di Eisenhower“, questo approccio viene da Dwight Eisenhower, ex comandante militare e presidente degli Stati Uniti. Le cose “importanti” apportano un valore complessivo a una società, oggi o in futuro. I progetti “urgenti” sono azioni immediate che sostengono la vita dell’attività quotidiana. La categorizzazione basata sull’importanza rispetto all’urgenza può aiutarvi a classificare strategicamente i vostri compiti.

3 Gruppi di attività

Ora che avete una lista dei progetti di maggiore impatto e dei compiti più urgenti, osservate dall’alto tutti i progetti sul tavolo. All’interno di ogni quadrante della matrice, raggruppate le attività che possono essere svolte contemporaneamente. Questo dipingerà un quadro più chiaro di come si può valutare il proprio tempo per dare priorità al giorno, alla settimana, al mese o anche all’anno. 

4 Controllate la vostra capacità e utilizzate il vostro tempo di "picco”

Un recente sondaggio condotto da Prodoscore, un software per la visibilità dei dipendenti, ha mostrato un aumento dei livelli di produttività del 47% nel solo 2020. Lo studio ha anche rivelato alcuni orari di “picco” in ambienti di lavoro che utilizzano lo smart working, durante i quali le persone sono più vigili e produttive. Identificate le vostre ore più produttive, dedicandovi in quel momento alle attività a più alto valore aggiunto e urgenti. Fate il quiz sul “picco” di performance per scoprire quando siete più produttivi. 

5 Imparate a dire "no"

È importante imparare a dire “no” per evitare di perdere scadenze e ottenere risultati insoddisfacenti. È anche importante mantenere una comunicazione aperta e onesta con i colleghi e il proprio manager per evitare di deludere le aspettative. Trovate qui i nostri consigli su come dire “no” in modo professionale e senza sensi di colpa sul posto di lavoro.